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如何才能理顺电子邮件管理

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虽然扩展电子邮件系统说起来容易做起来难,但是还是有帮助方法的。现在,如果没有电子邮件系统,很少有企业能够生存,而且大部分企业必须每天处理数万,甚至数十万的消息,使得存储管理者和它们的首席信息官都把电子邮件作为头等大事来看。

  但是,要理顺所有这些信息也是说起来容易做起来难。例如,虽然电子邮件容量在不断增长,但是用户对电子邮件所需要做的事情也越来越多,从法律纠纷情况下的E发现,到归档和管理数月或甚至数年的电子邮件。

  更糟糕的是,一些厂商的做法实际上使得这种已经复杂的情况变得更加难以理解。

  看清厂商的高谈阔论

  例如,在EAM(电子邮件归档和管理)的内涵上,人们实际上没有取得一致,而且围绕EAM的各种定义实际上也不能为技术购买者帮上多少忙。但是,即使在最基本的层面上,也不是所有的EAM系统都做同样的事情。

  一些专注于将电子邮件从电子邮件服务器上移除;

  其他的有的专注于过滤和删除垃圾邮件或没有用处的邮件;

  其他的有的集中于构建及维持电子邮件环境的副本,以便在所有其他地方发生故障时能够备份还原电子邮件系统;

  EAM的当然范畴很广。但是无论采用哪种方式,几乎所有的EAM系统都提供几种基本的功能。这些核心功能横跨了电子邮件管理的如下方面:

  在长时期内管理电子邮件--一些情况下,是许多年--但不是在电子邮件服务器上;

  搜索和获取电子邮件,无论其时间和状态如何;

  对于包含重要商业信息的电子邮件,确认并执行保留政策;

  对电子邮件进行设置,以便企业在面临法律问题的时候能够确保其合规;

  在归档和/或最终处置之前的生命周期内对电子邮件给予说明;

  认清你的选择

  在过去的两年中,大型厂商,比如微软、Symantec、Google、惠普和戴尔,已经通过收购进入了EAM市场。它们把那些同时提供托管型的和内部部署(on-premise)型解决方案的离散的小型厂商联合起来。EAM之所以吸引这些大型厂商是因为它们认识到:

  Exchange和Notes环境--还有不要忘记Novell Groupwise--从容量上来说,正在达到临界点;

  很少有企业试图管理这些日益增长的数据,而且当它们开始做的时候,它们往往做得很差;

  这种公司的问题代表了这些厂商的未来潜在收入机会。但是很讽刺的是,微软、IBM和Google等公司的产品创造了这些大量的不受管理的电子邮件,现在它们又要给我们销售更多的产品来处理它们所造成的问题?

  当然,这些通信管理服务很可能给这些厂商带来不断的收入,因为在可预期的未来内我们对通信方式的依赖还将继续。总而言之,这些厂商发现EAM市场非常有吸引力。因此,它们不断发表各种声明,并且在未来几年内将继续对它们的产品进行大量投资。

 
  确认你的选择

  归档、备份、监视、发现以及策略管理仍然代表着各种不同的解决方案集,每个都有各自不同的业务和技术驱动。即使技术因素相类似甚至一样,每个用户的需求和动机还是有很大不同。

  EAM的范畴很广,涉及企业内的多个领域,包括技术部门和业务部门。对于管理者们来说,应用这些技术有几个常见的理由:

  准备好应付法律保留和法律发现的要求;

  在信息管理上满足法律或规制的要求;

  提高电子邮件环境(Exchange,Notes或Groupwise)的性能;

  减少电子邮件服务器上的数据数量,并且避免增加购买更多许可证的需要

  为电子邮件系统提供备份或灾难恢复;

  更好的管理存储成本和需求;

  市场上总能找到应用EAM技术的新理由。例如,合规就是一个相对新的理由。过去,销售和购买流程关注的是系统管理和存储要求。现在,大部分企业都转向EAM来减少成本并控制信息负荷。确实,由于信息(特别是电子邮件和消息)的增长速度超过了大部分企业所能管理的程度,EAM项目已经成为企业业务的一项成本。企业们需要的就是对这种信息负荷进行管理。

  处理复杂性

  从更高层次来讲,使用EAM技术有两种主要方式:

  作为你的消息架构和存储活动的一部分;

  作为一个关键的合规及法律业务应用程序;

  这两种方式都可能很复杂,而且在一些情况下,可能要根据行业不同而有所差别。例如,律师事务所在使用EAM技术上就和制造企业有很大不同。此外,单个企业也都有自己独特的需求。但是,我们在EAM工具的采用上可以看到有确定的模式。我们将这些模式叫做"业务情境",例如,使用EAM技术来解决非常专门的业务问题。

  大部分部署EAM的企业是为了满足单个或专门的需求,而不是去满足一系列需求或完全利用EAM产品的功能。在一些情况下,企业之所以部署EAM仅仅是为了给Exchange环境提供一个备份;其他有的利用EAM来规范或监视组织内某个子单位的消息。

  因此,EAM厂商们已经开发了许多不同的方法来满足这些不同的需求。例如,Google/Postini的模块集专注于安全性以及电子邮件过滤以便删除那些垃圾邮件和不合规的邮件。CA提供了先进的电子邮件记录管理以及合规应用程序。Autonomy Zantaz专注于E发现需求。Mimosa和惠普为电子邮件系统提供有效的备份和恢复。

  虽然如今大部分企业部署EAM相关应用是为了针对某个特定的需求或活动,但是所有这些系统都提供了核心功能以外的更广泛的功能。一些系统横跨多个行业,并且提供更加通用的EAM方法--一些人称之为"水平式"。其他的有的则专注于特定的垂直行业,例如金融服务。这些产品许多都有共同点,这是因为它们需要满足日益复杂的要求。

  结论

  为了生存,如今大部分企业都依赖于它们系统上有效运行的高容量电子邮件。实际上,所有企业都要求消息机制成为底层IT架构的一部分。许多决策制订者们将微软Exchange这样的系统描述成运营中最重要的通信及业务应用程序。

  但是,EAM厂商还是倾向于关注这些业务问题的一部分,而不是提供真正全方位的产品。这里有七个常见的情境可以用来考察厂商的产品:

  电子邮件备份及灾难恢复;

  消息系统优化;

  存储优化;

  规制合规;

  诉讼和法律发现;

  监视内部及外部电子邮件内容;

  构建一个公司归档;

  这些情境,无论它们是架构导向还是应用导向的,都需要专门的工具、方法以及专业技能的组合。无论是显性的还是隐性的,EAM工具都有特定的核心能力,但是厂商们还是愿意吸引尽可能大的市场。观察这些不同的软件包是如何符合这些业务情境将使你更加深入地了解它们在你的特定环境下的相对优势以及相对弱点。

(责任编辑:张伟)

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